Näin Arttim uudisti huollon toiminnanohjauksen Aneon järjestelmällä

Arttim Oy on teollisuuden kunnossapitoon erikoistunut pk-yritys, joka tarjoaa monipuolisia mekaanisen kunnossapidon palveluita eri teollisuudenaloille. Vuonna 2004 perustettu yritys toimii Raahen talousalueella Siikajoen kunnassa ja työllistää noin 40 työntekijää sekä lisäksi joukon alihankkijoita. Vuosien varrella yritys on rakentanut vahvan maineen luotettavana ja joustavana yhteistyökumppanina.

Teollisen kunnossapidon arjessa kunnossapitojärjestelmä toimii käytännössä paljon laajempana työkaluna kuin pelkkänä huollon kirjausjärjestelmänä. Se vastaa pitkälti toiminnanohjausjärjestelmän roolia: järjestelmässä hallitaan muun muassa työmääräyksiä, tuntikirjauksia, huoltohistoriaa sekä työn suunnittelua ja seurantaa.

Arttimilla huollon työnohjausta haluttiin sujuvoittaa ja saada huoltotyöhön liittyvä tieto yhteen paikkaan. Vanha järjestelmä ei kuitenkaan vastannut nykypäivän kunnossapitoyrityksen tarpeisiin, sillä esimerkiksi mobiilikäyttö puuttui kokonaan. Ratkaisuksi valikoitui Aneon kunnossapitojärjestelmä, jonka avulla tuntikirjaukset, työmääräykset ja huoltohistoria ovat nyt helposti saatavilla suoraan työmaalta.

Miten uusi järjestelmä on muuttanut arkea ja mitä hyötyä siitä on ollut koko organisaatiolle? Lue asiakastarinasta, miten Aneon järjestelmä on auttanut Arttimia tehostamaan kunnossapidon arkea ja parantamaan työn läpinäkyvyyttä koko organisaatiossa.

Tavoitteena kokonaisvaltaisemmin huollon työnohjausta tukeva järjestelmä

Arttimilla oli ollut käytössä toiminnanohjausjärjestelmä jo pitkään, mutta vuosien myötä se alkoi tuntua vanhentuneelta eikä sitä ollut alun perin otettu käyttöön kaikilta osin.

"Aiemmin meillä käytettiin toiminnanohjausjärjestelmää pelkästään tuntiseurantaan ja työmääräysten kirjaamiseen, kun järjestelmässä olisi ollut paljon muitakin kunnossapidon arkea helpottavia ominaisuuksia."

• Tuomas Parttimaa, toimitusjohtaja, Artim

Yrityksessä nähtiin, että järjestelmän päivittäminen olisi mahdollisuus kehittää huollon toiminnanohjausta kokonaisvaltaisemmin ja rakentaa käytännöt niin, että uuden järjestelmän ominaisuudet saadaan hyödynnettyä täysimääräisesti.

Keskeinen kehitystarve liittyi mobiilikäyttöön. Aiempi järjestelmä ei toiminut sujuvasti mobiililaitteilla, mikä hankaloitti työn kirjaamista kentällä. Uudelta ratkaisulta toivottiin järjestelmää, joka toimisi luontevasti sekä tietokoneella että mobiilissa ja olisi helposti koko henkilöstön käytettävissä.

‍

Oikea järjestelmä ja kumppani löytyivät vertailun kautta

Uutta järjestelmää valitessaan Arttim vertaili useita eri vaihtoehtoja. Yksi keskeinen kriteeri oli se, että aiemmasta järjestelmästä kertynyt tieto, kuten asiakkuudet, työtilaukset ja historiadata, saataisiin siirrettyä uuteen järjestelmään. Pitkän käyttöhistorian aikana dataa oli kertynyt paljon, joten sen säilyminen oli tärkeää toiminnan jatkuvuuden kannalta.

Valintaan vaikutti myös aiempi hyvä kokemus yhteistyöstä Aneon kanssa. Kun toimittaja oli jo entuudestaan tuttu ja yhteistyö sujunut hyvin, kynnys valintaan oli matalampi. Lisäksi Aneon järjestelmä koettiin kustannustehokkaaksi vaihtoehdoksi, joka tarjoaa monipuoliset ominaisuudet ilman raskasta ja monimutkaista kokonaisuutta.

Käyttöönottoon suhtauduttiin aluksi pienellä jännityksellä, sillä järjestelmä ohjaa monia yrityksen arjen prosesseja. Lopulta käyttöönotto sujui kuitenkin odotettua helpommin. Parin ensimmäisen kuukauden käytön aikana mahdolliset haasteet ratkaistiin nopeasti.

"Voisi sanoa, että kokonaisuudessaan järjestelmän käyttöönotto sujui vaarallisen hyvin."

• Tuomas Parttimaa, toimitusjohtaja, Artiim

Työtuntien kirjaaminen helpottui mobiilikäytön avulla

Uusi järjestelmä on otettu Arttimilla vastaan erittäin hyvin. Erityisesti sen helppokäyttöisyys on saanut kiitosta: tuntien kirjaaminen onnistuu nopeasti suoraan työmaalta kännykällä, mikä tekee työn raportoinnista sujuvaa. Toiminnanohjausjärjestelmä saatiin käyttöön kaikille asentajille ja työntekijöille, ja myös alihankkijat voivat kirjata työnsä samaan järjestelmään.

Arttimin toiminta on laajaa ja monipuolista: konepajatyötä ja teollisuuden kunnossapitoa tehdään asiakkaille ympäri Suomen ja myös ulkomailla. Työnumeroita, tuotteita ja kirjauksia kertyy paljon, ja alihankkijat mukaan lukien jopa 90 henkilöä kirjaa tietoja järjestelmään. Työtunnit, materiaalit ja muut kirjaukset muodostavat suuren määrän dataa palkanlaskentaan ja raportointiin, ja uusi järjestelmä on helpottanut kokonaisuuden hallintaa merkittävästi.

Uutta toiminnanohjausjärjestelmää hyödynnetään nyt kokonaisvaltaisesti. Järjestelmään on lisätty esimerkiksi nimikkeet, työkalujen lainaukset sekä muita työn hallintaan liittyviä toimintoja. Lisäksi työmääräysten rinnalle on otettu käyttöön ennakkohuollot, reittityöt sekä vaaratilanne- ja häiriöhavainnot, jotka tukevat kunnossapidon suunnitelmallisuutta.

‍

Uudet ominaisuudet tukevat arkea palkanlaskennasta kalustonhallintaan

Järjestelmä tukee myös henkilöstöhallinnon tarpeita. Toimiala tuo mukanaan muun muassa teknologiateollisuuden työehtosopimuksen, jonka mukaisesti tuntikirjauksiin liittyy useita lisätietoja aina ylitöistä iltälisiin ja päivärahoihin. Uusi järjestelmä käsittelee nämä tiedot sujuvasti ja välittää ne palkanlaskentaan oikein.

Lisäksi uuteen järjestelmään on otettu käyttöön kaluston seuranta. Yrityksen liikkuva kalusto, työvälineet ja muut laitteet on nyt liitetty ennakkohuollon piiriin omien laitekorttiensa avulla. Kun kalustonhallinta on osa järjestelmää, onnistuu myös yrityksen oman kaluston hallinta helpommin.

‍

Järjestelmä toi läpinäkyvyyttä ja vapautti aikaa kunnossapitotyöhön

Uuden järjestelmän myötä Arttim on saanut merkittäviä hyötyjä erityisesti tiedonhallintaan ja työn sujuvuuteen. Aiemmin tietoa kirjattiin useisiin eri paikkoihin ja Excel-tiedostoihin, joita saattoi olla hajallaan eri verkkolevyillä tai palvelimilla. Nyt kaikki huoltotyöhön liittyvä tieto on keskitetty yhteen järjestelmään, josta se on helposti kaikkien saatavilla. Tämä on lisännyt työn läpinäkyvyyttä ja helpottanut tiedon löytämistä arjen kiireessä.

Myös työn tekeminen on sujuvoitunut. Kun kirjaukset voidaan tehdä suoraan mobiililaitteella työmaalla, erillinen kirjaaminen toimistolla on jäänyt pois. Tämä säästää aikaa ja vähentää ylimääräistä hallinnollista työtä, jolloin asentajat voivat keskittyä varsinaiseen kunnossapitotyöhön.

Ennakkohuoltojen ja huoltohistorian parempi hallinta tuo konkreettisia hyötyjä myös asiakkaille. Kun laitteiden aiemmat viat, tehdyt korjaukset ja käytetyt varaosat löytyvät helposti järjestelmästä, samanlaisiin tilanteisiin voidaan reagoida nopeammin. Mitä nopeammin häiriö saadaan korjattua, sitä nopeammin tuotanto pääsee jatkumaan.

"Esimerkiksi vannesahan häiriö toistuu aina parin vuoden välein. Ennen piti vain yrittää muistella, miten vika saatiin viimeksi korjattua. Nyt on helppo tarkistaa järjestelmästä yhdessä silmäyksellä, mitä silloin tehtiin ja mitä varaosia käytettiin."

• Tuomas Parttimaa, toimitusjohtaja, Artiim

Häiriöt ja niiden ratkaisu sekä huolto ja varaosien tilaaminen ovat kunnossapidon arjessa jatkuvasti toistuvia juttuja. Jos tiedot eivät ole selkeästi laitteen yhteydessä saatavilla, voi olla vaikea muistaa tai selvittää, mistä tarvittavat osat on viimeksi tilattu.

‍

Nopea reagointi ja avoin yhteistyö kehityksen tukena

Yhteistyö Aneon kanssa on sujunut Arttimin mukaan erittäin hyvin. Mahdollisia ongelmia ja kehitysideoita on käsitelty yhdessä palavereissa, ja erityisesti nopea reagointi on saanut kiitosta. Kysymyksiin ja haasteisiin on saatu vastauksia nopeasti, ja myös kehitysehdotuksiin on suhtauduttu avoimesti. Ketterän Aneon kanssa ideat tuntuvat etenevän joustavasti toteutukseen.

Seuraava kehitysaskel Arttimilla on palkkahallinnon automaation integroimalla Aneon järjestelmä taloushallintaohjelmaan, mikä helpottaisi edelleen tuntitietojen ja palkkatietojen käsittelyä. Kokonaisuutena Arttim on ollut ratkaisuun erittäin tyytyväinen ja suosittelee kunnossapitojärjestelmää myös muille yrityksille:

"Toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa ottaa mahdollisimman aikaisin käyttöön, niin se auttaa myös yrittäjää kehittymään. Järjestelmä vastaa moniin kysymyksiin siitä, mitä pitäisi seurata ja mitä asiakkaalle tulee raportoida. Myös laskutus menee oikein, eikä yrittäjän aika kulu papereiden pyöritykseen.

Moni ajattelee, että toiminnanohjausjärjestelmä on ison tehtaan juttu, mutta eihän se näin ole. Kun järjestelmän uskaltaa ottaa käyttöön jo yrityksen alkuvaiheessa, alkaa toiminnanohjausjärjestelmään rakentua pikkuhiljaa yrityksen pohja. Tästä on huomattavasti hyötyä myöhemmin."

• Tuomas Parttimaa, toimitusjohtaja, Arttim